Để truyền thông nội bộ hiệu quả, điều quan trọng là phải có các công cụ phù hợp. Dưới đây là 5 công cụ truyền thông nội bộ hiệu quả nhất trong doanh nghiệp giúp bạn đưa ra một kế hoạch truyền thông nội bộ vững chắc.
1. Công cụ truyền thông nội bộ – Mạng nội bộ
Mạng nội bộ là một mạng riêng được kết nối qua web. Nó được thiết kế như một kênh tập trung cho liên lạc nội bộ, nơi nhân viên có thể thu thập, chia sẻ và truy cập thông tin. Mạng nội bộ thường được sử dụng như một điểm duy nhất để nhân viên duy trì kết nối với những gì đang diễn ra trong công ty.
Mạng nội bộ trở thành trung tâm cho mọi khía cạnh của giao tiếp; từ chia sẻ tài liệu đến cập nhật phương tiện truyền thông xã hội của công ty, chia sẻ ảnh, ghi chú dự án,… Phần “trang chủ” của mạng nội bộ làm tăng khả năng hiển thị thông tin toàn công ty và các thông báo quan trọng. Các phần và kênh chuyên dụng có nghĩa là nhân viên có quyền truy cập vào tất cả thông tin có sẵn, nhưng có thể tập trung vào các lĩnh vực có liên quan đến họ.
Lợi ích mạng nội bộ:
- Mạng nội bộ là một cộng đồng khép kín, vì vậy thông tin cá nhân có thể được chia sẻ trong công ty mà người ngoài không thể truy cập được.
- Nó trực tuyến để các thành viên có thể làm việc cộng tác (không cần cập nhật Tài liệu Word để gửi vòng).
- Nó có thể được chia thành các phần và kênh chuyên dụng. Giống như cách bạn tổ chức trang web của mình cho khách hàng.
- Nó có thể lưu trữ các tệp như tài liệu và bảng tính, giúp dễ dàng truy cập và xem các dữ liệu cần thiết.
- Trong mạng nội bộ, tất cả các cuộc hội thoại đều công khai, vì vậy thông tin luôn có sẵn cho tất cả các nhóm trong các dự án hỗ trợ môi trường làm việc gắn kết và hiệu quả.
2. Màn hình truyền thông nội bộ (Digital Signage)
Digital Signage là một công cụ hiệu quả để truyền thông nội bộ. Nó cho phép doanh nghiệp hiển thị các thông tin trên các màn hình kỹ thuật số trong các văn phòng, khu vực tiếp khách và các khu vực công cộng. Các thông tin hiển thị có thể bao gồm các tin tức, thông báo, lịch làm việc, thông tin sản phẩm và dịch vụ, giúp tăng cường truyền thông nội bộ và giữ cho nhân viên cập nhật với các thông tin mới nhất.
Nếu bạn cảm thấy rằng các thông tin trong công ty chưa được các thành viên trong nhóm tiếp thu, thì màn hình kỹ thuật số có thể giúp ích. Thực hiện một phương pháp chia sẻ thông tin thụ động làm tăng luồng cập nhật của công ty mà không cần thêm một kênh nào khác mà nhân viên phải chủ động kiểm tra. Màn hình có thể tập trung vào một phần thông tin, dữ liệu hoặc thêm nhiều nội dung luôn thay đổi tùy thuộc vào thông tin mà nhân viên cần. Chúng có thể được quản lý bởi một người, một nhóm hoặc toàn bộ công ty; và chúng có thể được cập nhật theo thời gian thực dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi.
Lợi ích của màn hình truyền thông nội bộ (Digital Signage):
- Thông tin có thể được cập nhật và triển khai ngay lập tức – không phải đợi bản in hoặc thiết kế.
- Màn hình truyền tải thông tin mà nhân viên có thể sử dụng trong khi làm việc, họ không cần phải đọc sổ tay hoặc mở email.
- Màn hình có thể được lên lịch để phát nội dung khác nhau vào những thời điểm khác nhau.
- Màn hình truyền tải thông tin đồng nhất giữa các tập đoàn đa địa điểm.
Xem thêm: Truyền thông nội bộ doanh nghiệp – Ứng dụng Cloud Digital Signage
Với Digital Signage Mesh, bạn có thể chia sẻ bất kỳ nội dung nào bạn thích với màn hình kỹ thuật số của mình, thông qua lịch biểu và danh sách phát. Cho phép bạn lấy thông tin quan trọng nhất và cung cấp một cái nhìn toàn văn phòng. Đây có thể là trong văn phòng của bạn, phòng làm việc nhóm, quầy lễ tân, sảnh hoặc thậm chí trong quán cà phê ăn trưa. Đồng thời, Mesh cho phép bạn tạo nội dung khác nhau cho các bộ phận, ngày trong tuần và thời gian trong ngày khác nhau. Cũng như các cuộc tiếp quản “khẩn cấp”, nơi bạn có thể phát thông tin quan trọng cho các nhóm của mình khi cần thiết.
3. Công cụ nhắn tin nhanh
Tin nhắn nội bộ là một trong những công cụ truyền thông nội bộ phổ biến được sử dụng để trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng và dễ dàng. Cho phép bạn giao tiếp tức thời và gửi tin nhắn văn bản, ảnh, video hoặc liên kết web,… Đó là cách giao tiếp nhanh hơn, tự nhiên hơn và gần giống với các công cụ chúng ta sử dụng trong cuộc sống cá nhân, như Facebook Messenger, Zalo, Telegram,…
Các kênh tin nhắn nhanh cũng được thiết lập để thảo luận nhóm. Ví dụ: bạn có thể có một ‘phòng’ dành riêng cho Tiếp thị và một phòng khác dành cho Bán hàng. Điều này cho phép mọi người chia sẻ thông tin liên quan mà không làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn bằng email.
4. Công cụ cộng tác
Công cụ cộng tác là bất kỳ công cụ nào cho phép nhiều người truy cập, để chia sẻ dự án, thêm phản hồi, ghi chú hoặc cung cấp thông báo đăng xuất. Phần mềm dựa trên đám mây đã thay đổi cách truy cập các công cụ cộng tác. Nhiều công cụ cộng tác hiện đại cho phép nhiều người dùng truy cập đồng thời và cung cấp các tính năng cần thiết để theo dõi các thay đổi và lưu các phiên bản khác nhau khi dự án phát triển và thay đổi. Công cụ công tác phổ biến nhất là Google Drive, Google document.
Lợi ích của một công cụ cộng tác cho truyền thông nội bộ:
- Cho phép người dùng đồng thời truy cập
- Tăng cường cộng tác
- Thay đổi trực tiếp và phản hồi thời gian thực
- Dễ dàng hoàn nguyên về các dự án trước đó hoặc thay đổi
- Một nơi để lưu trữ tất cả các ghi chú dự án
5. Công cụ trò chuyện video
Công cụ trò chuyện video cho phép những người khác nhau kết nối thông qua cuộc gọi thoại hoặc cuộc gọi thoại và video qua internet. Ví dụ về các công cụ trò chuyện video bao gồm Skype, Zoom, Viber,…. Với nhiều nhóm ở khắp các châu lục hoặc các văn phòng khác nhau, liên lạc nội bộ đa địa điểm. Các nhóm phải giao tiếp thường xuyên cần các công cụ để có thể thực hiện điều đó một cách hiệu quả. Đây là lúc các công cụ trò chuyện video trở thành một phần quan trọng của kho vũ khí giao tiếp nội bộ. Không có cách nào để tạo các cuộc họp ảo, các nhóm bị hạn chế giao tiếp bằng văn bản và tất cả chúng ta đều biết rằng đôi khi bạn cần gặp mặt trực tiếp (hoặc màn hình đối mặt) để đưa ra ý tưởng.
Lợi ích của một công cụ trò chuyện video là giúp nhân viên kết nối trực quan và các cuộc video thường miễn phí hoặc chi phí thấp hơn các cuộc gọi điện thoại thực tế dựa trên đám mây.
Khách hàng của bạn rất quan trọng đối với sự thành công của công ty bạn, nhưng không tổ chức nào nên đánh giá thấp tầm quan trọng của truyền thông nội bộ. Việc sử dụng một công cụ truyền thông nội bộ hiện đại và dễ sử dụng có thể giúp đạt được mục tiêu kinh doanh một cách đáng kể và nâng cao hiệu quả việc giao tiếp nội bộ trong tổ chức của bạn. Digital Signage Mesh là giải pháp tuyệt vời giúp các doanh nghiệp truyền thông nội bộ hiệu quả và vô cùng tiện lợi, tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian cho các tổ chức. Liên hệ Mesh ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp hoàn toàn miễn phí:
- Số điện thoại: (+84) 933.083.503 (Tài)
- Email: info@mesh.vn
- Fanpage: mesh